İşletmeniz için doğru web tasarım şirketi‘ni seçmek, dijitaldeki başarınız için attığınız en önemli adımlardan biriydi (Web Tasarım Yapan Firmalar Nasıl Seçilir? rehberimde bu süreci detaylıca ele almıştık). Ancak yolculuk burada bitmiyor; aslında şimdi yeni başlıyor. En iyi ajansı seçseniz bile, projenin başarısı büyük ölçüde sizin bu süreçteki katılımınıza, iletişiminize ve iş birliğinize bağlıdır.
Merhaba, ben Çağatay Demir. Bir web tasarım ve SEO uzmanı olarak, hem ajans tarafında hem de müşteri tarafında birçok projede yer aldım. Bu deneyimlerim bana gösterdi ki, en başarılı web sitesi projeleri, müşteri ile web tasarım şirketi arasında şeffaf, düzenli ve karşılıklı anlayışa dayalı bir “ortaklık” kurulduğunda ortaya çıkar. Bu, tek taraflı bir hizmet alımı değil, iki tarafın da sorumluluklarını yerine getirdiği, hedefe birlikte yürüdüğü bir maratondur.
Peki, bu maratonu başarıyla tamamlamak, hayalinizdeki web sitesine kavuşurken süreci mümkün olduğunca pürüzsüz ve verimli hale getirmek için nelere dikkat etmelisiniz? Bir web tasarım şirketi ile çalışırken sıkça yapılan hatalardan nasıl kaçınabilirsiniz?
İşte size bu iş birliği sürecinde yol gösterecek, projenizin zamanında, bütçesinde ve beklentilerinizi karşılayacak (hatta aşacak) şekilde tamamlanmasını sağlayacak 7 kritik ipucu. Bu ipuçları, sizin sadece bir “müşteri” değil, projenin “aktif bir partneri” olmanıza yardımcı olacak.
1. İpucu: Her Şeyi Yazıya Dökün – Sözleşmeyi ve Kapsamı Netleştirin
Her profesyonel iş ilişkisinin temeli, net ve yazılı bir anlaşmadır. Projeye başlamadan önce, web tasarım şirketi ile imzalayacağınız sözleşmeyi her satırıyla anladığınızdan emin olun. Söz uçar, yazı kalır.
Nelere Dikkat Etmelisiniz?
-
Projenin Kapsamı (Scope of Work – SOW): Tam olarak nelerin yapılacağı (kaç sayfa tasarlanacak, hangi fonksiyonlar eklenecek, içerik kim tarafından sağlanacak vb.) en ince detayına kadar yazılmış mı? Belirsiz ifadelerden (“gerekli görülen sayfalar” gibi) kaçının.
-
Teslimatlar: Size projenin sonunda ve ara aşamalarda nelerin teslim edileceği (tasarım taslakları, site dosyaları, yönetim paneli erişimi vb.) net mi?
-
Zaman Çizelgesi: Projenin ana aşamalarının (tasarım onayı, geliştirme, test, yayınlama) tahmini başlangıç ve bitiş tarihleri belirtilmiş mi?
-
Ödeme Planı: Ödemeler hangi aşamalarda ve nasıl yapılacak? Gecikme durumunda ne olacak?
-
Fikri Mülkiyet: Site tamamlandığında, tüm tasarım ve kodların mülkiyeti size mi ait olacak? (Kesinlikle size ait olmalı!)
-
Revizyon Hakları: Tasarım veya içerik üzerinde kaç tur değişiklik yapma hakkınız var? Ek revizyonların maliyeti nedir?
-
Proje Sonrası Destek: Sözleşme, site teslim edildikten sonra belirli bir süre (örn: 30 gün) ücretsiz hata düzeltme desteği içeriyor mu?
Sözleşmeyi imzalamadan önce anlamadığınız veya eksik gördüğünüz her noktayı mutlaka sorun ve netleştirin. Bu, ileride yaşanabilecek en büyük anlaşmazlıkları en baştan önler.
2. İpucu: Tek Bir İletişim Noktası Belirleyin ve Düzenli İletişim Kurun
Proje sürecinde en sık yaşanan sorunlardan biri iletişim kopukluğudur. Kimin kiminle konuşacağı, ne sıklıkla bilgi alışverişi yapılacağı belli olmadığında, işler aksar, yanlış anlaşılmalar olur ve proje rayından çıkar.
Ne Yapmalısınız?
-
Tek Muhatap Belirleyin: Hem kendi tarafınızda (projeyi sizin adınıza takip edecek kişi) hem de web tasarım şirketi tarafında (size düzenli bilgi verecek proje yöneticisi veya hesap temsilcisi) sabit birer iletişim noktası belirleyin. Her kafadan farklı bir ses çıkmasını önleyin.
-
İletişim Kanalını ve Sıklığını Kararlaştırın: İletişimi nasıl sağlayacaksınız? E-posta mı, telefon mu, belirli bir proje yönetim aracı (Asana, Trello vb.) mı? Ne sıklıkla (haftalık, iki haftada bir?) ilerleme toplantıları yapacaksınız? Bu kuralları projenin en başında netleştirin.
-
Proaktif Olun: Sadece ajansın size bilgi vermesini beklemeyin. Aklınıza takılan bir soru olduğunda veya bir konuda emin olmadığınızda çekinmeden sorun. Düzenli olarak projenin gidişatını takip edin.
-
Yazılı İletişimi Tercih Edin: Özellikle önemli kararlar veya değişiklik talepleri söz konusu olduğunda, telefon görüşmelerini teyit eden kısa bir e-posta atmak, ileride “öyle dememiştik” gibi durumların önüne geçer.
Açık, düzenli ve şeffaf iletişim, başarılı bir web tasarım şirketi ilişkisinin temelidir.
3. İpucu: Kapsam Değişikliklerini Yönetin (Scope Creep’ten Kaçının!)
Proje başladıktan sonra aklınıza yeni fikirler gelmesi veya bazı şeyleri değiştirmek istemeniz çok doğaldır. Ancak, başlangıçta anlaşılan kapsamın dışına çıkan her talep (“scope creep” – kapsam kayması), projenin hem süresini uzatır hem de maliyetini artırır.
Ne Yapmalısınız?
-
Başlangıç Kapsamına Sadık Kalın: Projenin başında ne anlaşıldıysa, mümkün olduğunca ona sadık kalmaya çalışın. “Aaa, bir de e-ticaret modülü eklesek?” gibi büyük değişiklikleri, proje bittikten sonra “ikinci faz” olarak planlamak genellikle daha sağlıklıdır.
-
Değişiklik Taleplerini Resmi Olarak İletin: Eğer bir değişiklik gerçekten gerekliyse, bunu web tasarım şirketi‘ne yazılı olarak iletin.
-
Etki Analizi İsteyin: Firmadan, istediğiniz değişikliğin projenin zaman çizelgesine ve bütçesine nasıl bir etkisi olacağını (ek süre, ek maliyet) size yazılı olarak bildirmesini isteyin.
-
Onay Verin: Bu etki analizini kabul ediyorsanız, değişikliğin yapılması için onay verin. Bu onay da yazılı olmalıdır.
Kapsam değişikliklerini bu şekilde yönetmek, hem sürpriz maliyetlerden kaçınmanızı sağlar hem de projenin kontrol altında kalmasına yardımcı olur.
4. İpucu: Geri Bildirimlerinizi Zamanında, Net ve Toplu Halde Verin
Tasarım ve geliştirme süreci, genellikle size sunulan taslaklar veya ara sürümler üzerinden sizin geri bildirimlerinizle ilerler. Bu geri bildirimlerin kalitesi ve zamanlaması, projenin hızını ve sonucunu doğrudan etkiler.
Etkili Geri Bildirim Nasıl Verilir?
-
Zamanında Olun: Firma size bir tasarım sunduğunda, geri bildirim için size verilen süreye (genellikle birkaç gün) uymaya çalışın. Geciken geri bildirimler, tüm projenin aksamasına neden olur.
-
Net ve Spesifik Olun: “Beğenmedim” veya “Daha canlı olsun” gibi soyut ifadeler yerine, neyi beğenmediğinizi ve nasıl olmasını istediğinizi net bir şekilde belirtin. (“Buton rengi çok soluk, ana rengimiz olan #FF6600 kullanalım.” veya “Hakkımızda bölümündeki metin çok uzun, ilk paragrafı öne çıkarıp kalanı ‘Devamını Oku’ linkiyle gizleyelim.”) Mümkünse ekran görüntüsü üzerinde işaretleyerek anlatın.
-
Yapıcı Olun: Eleştirilerinizi kişiselleştirmeden, işe odaklanarak ve çözüm önerileriyle birlikte sunmaya çalışın. Unutmayın, bu bir ekip işi.
-
Toplu Halde Verin: Bir tasarım veya sayfa hakkındaki tüm geri bildirimlerinizi tek seferde, derlenmiş bir şekilde iletin. Parça parça, farklı zamanlarda gönderilen geri bildirimler hem kafa karıştırıcı olur hem de süreci yavaşlatır. Mümkünse, şirket içindeki farklı kişilerin (varsa) geri bildirimlerini de siz toplayıp tek bir liste halinde iletin.
Kaliteli geri bildirim, web tasarım şirketi‘nin sizi daha iyi anlamasını ve tam olarak istediğiniz sonuca daha hızlı ulaşmasını sağlar.
5. İpucu: Sizin Sorumluluğunuz Olanları Geciktirmeyin (İçerik, Onay vb.)
Bir web sitesi projesi, sadece web tasarım şirketi‘nin çalıştığı tek taraflı bir süreç değildir. Sizin de projenin ilerlemesi için yerine getirmeniz gereken önemli sorumluluklarınız vardır. Bu sorumlulukları geciktirmek, projenin de gecikmesi anlamına gelir.
Sizin Sorumluluklarınız Neler Olabilir?
-
İçerik Sağlama: Eğer metinleri ve görselleri sizin sağlayacağınız anlaşıldıysa, bunları firmanın istediği formatta ve zamanında teslim etmeniz gerekir. En sık yaşanan gecikme nedenlerinden biri budur!
-
Geri Bildirim Verme ve Onaylama: Tasarım taslakları, içerik yerleşimleri veya test sürümleri size sunulduğunda, bunları inceleyip onaylamanız veya revizyonlarınızı bildirmeniz için size belirli bir süre verilir. Bu sürelere uymanız kritiktir.
-
Alan Adı (Domain) ve Hosting Bilgileri: Eğer mevcut bir alan adınız veya hosting hesabınız varsa, firma bu bilgilere erişime ihtiyaç duyacaktır. Bu bilgileri güvenli bir şekilde ve zamanında sağlamalısınız.
-
Marka Materyalleri: Logonuzun yüksek çözünürlüklü vektörel formatı, kurumsal kimlik kılavuzunuz (varsa) gibi materyalleri projenin başında firmayla paylaşmalısınız.
Projenin takvimine sadık kalmak, iki tarafın da sorumluluğudur.
6. İpucu: Teknik Detayları ve SEO’yu Es Geçmeyin, Sorgulayın!
Siz bir teknik uzman olmak zorunda değilsiniz, ancak projenin temel teknik ve SEO unsurları hakkında bilgi sahibi olmak ve doğru soruları sormak, uzun vadede başınızın ağrımasını önler.
Nelere Dikkat Etmelisiniz?
-
Hosting ve Alan Adı Yönetimi: Siteniz nerede barındırılacak (hosting)? Hosting hizmetini firma mı sağlıyor, siz mi alacaksınız? Alan adınız kimin üzerine kayıtlı olacak (Kesinlikle sizin üzerinize olmalı!)? Bu hizmetlerin yıllık yenileme maliyetleri nedir?
-
Yedekleme (Backup): Sitenizin düzenli olarak yedeği alınacak mı? Ne sıklıkla ve nerede saklanacak? Bir sorun olduğunda geri yükleme süreci nasıl işleyecek?
-
Güvenlik: Sitenizin güvenliği için ne gibi önlemler alınıyor (SSL sertifikası, güvenlik eklentileri, WAF vb.)?
-
Temel SEO Kurulumu: Firma, site içi SEO’nun temellerini (Başlık etiketleri, meta açıklamalar, XML site haritası, Google Analytics/Search Console entegrasyonu, görsel SEO optimizasyonu temelleri vb.) yapıyor mu? Bu hizmetin kapsamı nedir? (Bkz. İpucu 3)
-
Site Hızı: Sitenin hızlı açılması için ne gibi optimizasyonlar yapılacak? Hangi araçlarla test edilecek?
Bu teknik detayları projenin başında konuşmak ve sözleşmede netleştirmek, ileride “Ama bunu konuşmamıştık” gibi durumların önüne geçer. Bir web tasarım şirketi size bu konularda proaktif olarak bilgi vermelidir.
7. İpucu: Proje Bittikten Sonrasını Planlayın (Destek, Bakım ve Eğitim)
Web siteniz yayına alındı! Harika! Peki ya sonra? Bir sorun çıktığında ne olacak? Sitenizi nasıl güncelleyeceksiniz? Başarılı bir web tasarım şirketi iş birliği, proje tesliminden sonra da devam etmelidir.
Nelere Dikkat Etmelisiniz?
-
Garanti Süresi ve Hata Düzeltme: Site teslim edildikten sonra belirli bir süre (örn: 1-3 ay) boyunca çıkabilecek teknik hataları firma ücretsiz olarak düzeltecek mi? Bu, sözleşmede belirtilmiş mi?
-
Teknik Destek: Garanti süresi bittikten sonra teknik desteğe ihtiyacınız olursa süreç nasıl işleyecek? Saatlik ücret mi, yoksa bir destek paketi mi sunuyorlar? Web tasarım şirketinin yanıt süreleri nedir?
-
Bakım Paketleri: Sitenizin yazılımını güncel tutmak, yedeklerini almak ve güvenliğini sağlamak için düzenli (aylık/yıllık) bir bakım hizmeti sunuyorlar mı? Kapsamı ve maliyeti nedir?
-
Eğitim: Sitenizin yönetim panelini (içerik ekleme/güncelleme vb.) kullanmanız için size bir eğitim (doküman, video veya online görüşme) verilecek mi?
Proje sonrası için net bir planınızın olması, web sitenizin uzun ömürlü, güvenli ve güncel kalmasını sağlar. Sizi lansman sonrası yalnız bırakmayan bir web tasarım şirketi seçmek önemlidir.
Sonuç: Başarılı Bir Web Sitesi, Başarılı Bir İş Birliğinin Ürünüdür
Doğru web tasarım şirketi‘ni seçmek kadar, o şirketle doğru bir şekilde çalışmak da projenizin başarısı için kritiktir. Bu 7 ipucu, süreci daha şeffaf, daha verimli ve daha az stresli hale getirmenize yardımcı olacaktır.
Unutmayın, bu bir takım oyunudur. Açık iletişim, karşılıklı saygı, zamanında geri bildirim ve sorumlulukların yerine getirilmesi, hem sizin hem de web tasarım şirketi‘nin aynı hedefe doğru, uyum içinde çalışmasını sağlar. Sonuçta ortaya çıkan web sitesi de, işte bu başarılı iş birliğinin en somut kanıtı olacaktır.
Bu süreçte size rehberlik edecek, sadece teknik olarak değil, iletişim ve proje yönetimi açısından da profesyonel bir partner mi arıyorsunuz?
Benimle iletişime geçin ve projenizi, beklentilerinizi konuşalım. Size sadece harika bir web sitesi değil, aynı zamanda pürüzsüz ve keyifli bir iş birliği süreci sunmak için buradayım. Gelin, dijitaldeki vizyonunuzu birlikte hayata geçirelim!
Web tasarım şirketi ile çalışırken dikkat edilecekler konusunda daha fazla bilgi edinmek veya profesyonel destek almak isterseniz, cagataydemir.com.tr adresinden hizmetlerime göz atabilirsiniz. Web tasarım şirketi ile çalışırken dikkat edilecekler hakkında daha fazla ipucu ve güncel içerikler için LinkedIn profilimi takipte kalın!
